Notion: Guida base per imparare a usarlo

da  | Dec 15, 2023 | Guide

Guida base per imparare Notion

Benvenuto/a in questa guida, io sono Marco (Head od Content di Figaro Digital) e ti accompagnerò per tutto questo mini-percorso!

Partiamo con un brevissimo aneddoto di qualche anno fa, quando io chiedo a un amico:
> “Perché stai usando questo tool piuttosto che … ?”
> “Perché se c’è un’app che me ne fa eliminare altre due, la uso”

Bene, così si può descrivere anche Notion, il tool all-in-one con cui puoi creare di tutto, dal piano editoriale fino alla tua scheda di allenamento.

 

Quando (e come) è nato

 

Quasi 10 anni fa, nel 2013, dall’idea di Ivan Zhao (attuale CEO) e Simon Last, uno aspirante programmatore l’altro ingegnere.

Il “prodotto” è stato sempre simile a come lo vedi ora, uno strumento no-code con sistema a blocchi (un po’ come i lego) per gestire task e flussi di lavoro, ma, come ogni storia di business della Silicon Valley che si rispetti, anche questa ha avuto un momento in cui tutto stava per crollare.

Siamo nel 2015 e il software, non riuscendo a reggere bene i carichi di lavoro, va in crash continuamente, generando parecchia frustrazione negli utenti e quindi anche negli investitori.

A detta dei due founder la scelte sono due:

  • Chiudere bottega e licenziare i 4 dipendenti.
  • Trasferirsi in una città più economica.

Alla fine si decide di andare fino a Kyoto!
In Giappone sfruttano i costi bassi (e il fatto di non conoscere neanche la lingua) per isolarsi e passare 18 ore al giorno a progettare la nuova versione del software.

Nel Marzo 2018, dopo tre anni di lavoro e qualche prestito dai familiari, esce finalmente Notion 2.0, che scala le classifiche su Product Hunt e riesce a raccogliere fondi da innumerevoli investitori tra cui Sequoia Capital e Naval Ravikant.
Così arriviamo ai giorni nostri, in cui Notion vanta quasi 30 milioni di utenti all’attivo.

Altra premessa: è gratuito?

In larghissima parte sì, si può usare su tutti i dispositivi partendo dal piano gratuito che è già molto completo e, in casi particolari (+10 ospiti, +5 mb di upload ecc.), si può decidere di passare a uno dei piani a pagamento disponibili (divisi tra personal pro, team ed enterprise).

 

————————–

 

1 – Come iniziare

Di solito la parte più complicata è la personalizzazione iniziale ma, una volta compresa la logica, vedrai che non riuscirai più a farne a meno.

Questa è la schermata che dovresti trovare davanti ai tuoi occhi subito dopo aver fatto l’accesso:

Notion start

Qui puoi vedere:

 

  • La barra laterale di sinistra contiene in alto le info principali, la ricerca rapida, una cronologia e le impostazioni, poi abbiamo le pagine e le sottopagine (che verranno divise tra private e condivise a seconda degli spazi di lavoro avviati), in basso invece i template, la funzione “Importa file” e il cestino.
  • La parte centrale è la pagina vera e propria, che abbiamo aperto in quel momento.
  • Il menù in alto a destra contiene invece funzioni della singola pagina, in ordine lo share (che vedremo anche successivamente), commenti,  cronologia, preferiti e i tre puntini, con cui puoi personalizzare (tutto quello che vedi in foto giù).
Tre_puntini_pagina_notion

2 – Creare una pagina

 

Come avrai appena notato, per facilitare l’esperienza iniziale, Notion ci fornisce già delle pagine appena apriamo il nostro account.

Se ti serve fare pratica, puoi cominciare a utilizzarle, altrimenti eliminale tramite i tre puntini (come in figura).

Notion pagina

Per creare una nuova pagina basta cliccare su “+New Page” in fondo nel menù di sinistra:

New page notion

Da qui si può scegliere se:

 

  • Creare la pagina da zero (”empty” ed “empty with icon)
  • Usare un template offerto dalla piattaforma.
  • Importare un documento da un’app integrata (es. Word, Google Docs)
  • Partire con solo un database.
partire da zero

Il mio consiglio in questo caso è quello di allargare la pagina a schermo intero per una visualizzazione migliore, successivamente inserire titolo, icona e cover, poi andare con “empty” e cominciare a smanettarci!

Andiamo a conoscere però anche le altre opportunità:

Utilizzare un template

templates

Cliccando su “Templates” ecco che escono fuori un centinaio di modelli da cui prendere spunto. Per scegliere il tuo puoi scorrere tra le varie categorie, dare un’occhiata all’anteprima e poi cliccare su “Use this template”.

Importare un documento

importare su Notion

In questo caso ti basterà semplicemente scegliere l’app da cui importare e fare l’upload del file dal tuo archivio, del resto si occuperà tutto Notion.

N.B.
Con questo metodo potresti avere qualche problema di formattazione del file.

3 – I Database

 

I database (insieme ai blocchi) sono la vera particolarità di Notion, perché fungono da contenitore e ti permettono di organizzare al meglio i progetti.

database notion

Questi che vedi in foto sono le 6 tipologie di database.

Table view

table-view

Una vera e propria tabella con righe e colonne personalizzabili. Molto utile anche per fare dei calcoli.

Board view

Board view

La board view ha una visualizzazione a “carte” (un po’ come trello), organizzabile anche per etichette. Molto utile per le task più rapide (es. to do list) e per tutti i processi aziendali.

List view

List view

Come dice il nome stesso, ci aiuta a creare una lista, un raccoglitore di pagine. Ideale per tenere degli appunti, degli articoli interessanti o dei documenti.

Timeline view

Timeline-view

La timeline permette di vedere cronologicamente l’andamento di qualunque progetto, dando una visione d’insieme, anche sul lungo periodo.

Calendar view

Calendar view

Facile da utilizzare quando abbiamo bisogno di mettere in calendario qualcosa, ad esempio in un calendario editoriale (come in foto).

Gallery view

Gallery view

Il modo migliore per mostrare delle pagine con delle immagini da visualizzare (es. mood board).

Opzioni dei database

 

In alto a destra, sui tre puntini, troviamo tutte le opzioni dei database:
Si può cambiare nome, layout, filtrare, raggruppare e tanto altro.

Opzioni del database

4 – Proprietà

proprietà

Una volta creato un database di riferimento, la parte più importante è costituita dalle proprietà, che sono fondamentali per tenere tutto in ordine.
Andiamo a vedere nel dettaglio tutti i tipi di proprietà presenti:

Proprietà base

proprietà-base
  • Text: Casella semplice di testo, per note o descrizioni.
  • Number: Formato numerico utile per inserire prezzi o quantità.
  • Select: Selezione di Tag, con possibilità di sceglierne solo uno alla volta.
  • Multi-select: Selezione di tag, però con scelta multipla (anche più di uno alla volta).
  • Status: Stato di avanzamento di un progetto (es. Non-iniziato, In Progress, Completato).
  • Date: Casella che permette di inserire date specifiche (anche di inizio e fine). Particolare perché ci offre anche la possibilità di ricevere un reminder prima della data selezionata.
  • Person: Permette di menzionare o assegnare task ai membri del workspace.
  • Files & media: Upload di video, immagini ecc. (fino a 5mb in versione free).
  • Checkbox: Casella di spunta per segnalare task completati.
  • URL: Link a qualunque sito web per effettuare un collegamento.
  • Email: Indirizzo mail (che si attiva con un click).
  • Phone: Numero di telefono (attiva la telefonata con un click).

Proprietà avanzate

 

proprietà-avanzate
  • Formula: Inserimento formule per fare calcoli matematici.
  • Relation: Collegamento ad altri database.
  • Rollup: Calcoli basati su proprietà presenti in database collegati.
  • Created time: Data di creazione dell’elemento.
  • Created by: Inserimento automatico del creatore dell’elemento.
  • Last edited time: Indica l’ultima volta che l’elemento è stato editato.
  • Last edited by: Indica quale membro ha editato per ultimo l’elemento.

N.B.
Per la maggior parte delle attività bastano e avanzano le proprietà di base, non andare a complicarti la vita!

5 – I blocchi

Tutti gli elementi che puoi utilizzare su una pagina vengono intesi come “blocchi”, dal testo con cui inizi a scrivere, alle immagini, fino alla tabelle più complesse.
Digitando nella casella di testo l’operatore “/” si apre il mondo magico dei blocchi (diversi dalle proprietà), che sono così suddivisi:

Basic Blocks

blocchi notion
  • Text: inserimento testo semplice.
  • Page: Embed di un’altra pagina Notion.
  • To do list: Lista di elementi con checkbox.
  • Heading 1-2-3: Gerarchia dei titoli.

 

blocchi notion
  • Table: tabella semplice.
  • Bulleted list: elenco puntato.
  • Numbered list: elenco numerato.
  • Toggle list: Una sorta di menù a cascata.
  • Quote: Casella per inserire le citazioni.
  • Divider: Divisore per blocchi.
  • Link to a page: Inserimento link a un’altra pagina.
  • Callout: Blocchi utili per richiamare l’attenzione su qualcosa in particolare.

 

Inline Blocks

 

inline blocks
  • Mention a person: Menziona una persona del team o un ospite e invia una notifica.
  • Mention a page: Richiamo a un’altra pagina.
  • Date or reminder: Inserisci una data all’interno del testo.
  • Emoji: Cerca e inserisci una emoji.
  • Inline equation: Inserimento di simboli matematici.

Media

media blocks

Da qui puoi fare upload di file, immagini video e contenuti audio, inserire righe di codice e creare web bookmark (link “preferiti”).

Embeds

embeds

Opzioni per “incorporare” nella pagina dei contenuti multimediali, ad esempio mappe, file drive, tweet, typeform, Zoom meeting e tantissime altre cose interessanti.

Advanced Blocks

blocchi avanzati
  • Table of contents: Schema di tutti i contenuti della pagina.
  • Block Equation: Equazione matematica.
  • Template button: Opzione per duplicare altri blocchi con un click.
  • Breadcrumb: Mostra i percorsi di navigazione.
  • Synced block: Sincronizzazione dei contenuti su pagine diverse.
  • Toggle Heading 1-2-3: Menù a cascata con titoli 1-2-3 (per gerarchia e grandezza).
  • Columns: Creare fino a 5 colonne di blocchi sulla stessa “linea”.

Altre azioni all’interno dei blocchi

altre azioni blocchi
  • Turn into: Trasforma un blocco in un altro.
  • Actions: cancella, duplica, commenta ecc.
  • Color: Cambiare colore al blocco.
  • Background: Inserire un colore di background per il blocco.

6 – Collaborare su Notion

 

Come abbiamo già detto abbondantemente, il piano free di Notion è super completo e performante, ma è limitato a un solo membro ufficiale.

Cosa puoi fare però nel frattempo per collaborare?
C’è la possibilità di invitare degli “ospiti”, fino a 10.

collaboratori

Basta cliccare sul menù in alto a destra su “share” e inserire la mail con cui la persona che vuoi invitare si è iscritta a notion.

Se invece vuoi condividere la pagina con tutti, puoi spuntare la casella “share to web” e il contenuto passerà da privato a pubblico, con tanto di link per la condivisione online!

Altre impostazioni utili

impostazioni notion<br />

Tra le impostazioni principali, puoi personalizzare praticamente tutto, gestire le notifiche, i membri, la lingua e i pagamenti.

Una feature a cui ti consiglio di fare attenzione è la personalizzazione del dominio (come in foto sopra), può rivelarsi molto utile.

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